ALGEMENE VOORWAARDEN MB-Secretariaatsservice

ARTIKEL 1.        DEFINITIES

In deze leveringsvoorwaarden wordt verstaan onder:

1.1     MB-Secretariaatsservice: MB Secretariaatsservice gevestigd aan de Tankenberg 10, 3524 LA, Utrecht

1.2     De opdrachtgever: De natuurlijke- of rechtspersoon die MB-Secretariaatsservice opdracht verstrekt tot het verrichten van diensten c.q. werkzaamheden.

1.3     De overeenkomst: De overeenkomst die MB-Secretariaatsservice met de opdrachtgever sluit tot het verlenen van notuleerservice en/of transcriptieservice en het ondernemen van activiteiten die ermee samenhangen of eruit voortvloeien in de ruimste zin des woords.

1.4     De opdracht: De opdracht die MB-Secretariaatsservice van opdrachtgever ontvangt tot het uitvoeren van een of meerdere van de in artikel 1.3 genoemde werkzaamheden.

1.5     Schriftelijk: Daar waar schriftelijk staat wordt bedoeld per e-mail of per post.

 

ARTIKEL 2.        TOEPASSELIJKHEID

2.1     Deze leveringsvoorwaarden zijn van toepassing op de totstandkoming, de inhoud en de nakoming van alle tussen opdrachtgevers en MB-Secretariaatsservice gesloten overeenkomsten.

2.2     Nadere afspraken, toezeggingen en verklaringen door of namens MB-Secretariaatsservice binden MB-Secretariaatsservice uitsluitend, indien deze schriftelijk door MB-Secretariaatsservice zijn bevestigd.

2.3     Deze leveringsvoorwaarden sluiten in geval van strijdigheid uitdrukkelijk de toepassing van alle algemene voorwaarden, van welke aard dan ook, van opdrachtgever uit.

 

ARTIKEL 3.        OFFERTES

3.1     Offertes worden vrijblijvend door MB-Secretariaatsservice aangeboden en zijn gedurende twee maanden geldig.

3.2     Voor zover zich bij de uitvoering van de opdracht onvermijdelijke afwijkingen ten opzichte van de offerte voordoen, zal MB-Secretariaatsservice de opdrachtgever hierover in een zo vroeg mogelijk stadium schriftelijk berichten.

3.3     Indien korting is overeengekomen, kan alleen in de maand januari volgend op het jaar waarop de korting betrekking heeft, op verzoek van opdrachtgever een creditnota worden opgesteld.

 

ARTIKEL 4.        PRIJZEN EN PRIJSWIJZIGINGEN

4.1     De prijs die MB-Secretariaatsservice heeft opgegeven voor werkzaamheden geldt uitsluitend voor werkzaamheden conform de opgegeven en overeengekomen specificaties.

4.2     MB-Secretariaatsservice brengt een minimumtarief van € 150 per genotuleerde bijeenkomst in rekening.

4.3     Alle tarieven zijn exclusief omzetbelasting (btw) tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

4.4     MB-Secretariaatsservice past jaarlijks de tarieven aan conform de consumentenprijsindex “CPI Alle huishoudens” zoals gepubliceerd door het CBS.

 

ARTIKEL 5.        BETALINGEN

5.1     Betaling van het op de factuur vermelde bedrag dient te geschieden binnen 30 dagen na factuurdatum. Bij niet tijdige betaling is de opdrachtgever in verzuim zonder dat ingebrekestelling door MB-Secretariaatsservice is vereist.

5.2     Na het verstrijken van de betalingstermijn is opdrachtgever zonder nadere ingebrekestelling een rente over het factuurbedrag verschuldigd vanaf de in lid 1 aangeduide vervaltermijn. De te vergoeden rente bedraagt voor elke maand, of gedeelte hiervan, 1% over het factuurbedrag, dan wel 1/12 deel van de wettelijke rente indien laatstgenoemde hoger is.

5.3     Bij niet tijdige betaling als bedoeld in lid 1 is de opdrachtgever naast het verschuldigde factuurbedrag en de daarop verschenen rente, gehouden tot een volledige vergoeding van zowel buitengerechtelijke als gerechtelijke incassokosten, daaronder begrepen de kosten voor advocaten, deurwaarders en incassobureaus.

De buitengerechtelijke kosten worden berekend naar het incassotarief van de Nederlandse Orde van Advocaten met een minimum van € 85,00.

5.4     MB-Secretariaatsservice kan, indien zij hiertoe een aanleiding ziet, van opdrachtgever verlangen dat deze de factuur bij vooruitbetaling voldoet.

5.5     Klachten over de factuur dienen binnen 10 werkdagen na verzenddatum schriftelijk aan MB-Secretariaatsservice te worden gemeld.

5.6     Het is opdrachtgever te allen tijde verboden zijn betalingsverplichtingen te verrekenen met vorderingen die hij op MB-Secretariaatsservice heeft of meent te hebben.

 

ARTIKEL 6.        BEVESTIGING EN TOTSTANDKOMING VAN OVEREENKOMSTEN

6.1     Een overeenkomst komt tot stand op het moment dat: door opdrachtgever een reservering is geplaatst en; MB-Secretariaatsservice deze reservering schriftelijk heeft bevestigd.

6.2     Opdrachtgever wordt verzocht om uiterlijk 2 werkdagen vóór aanvang van de opdracht de opdrachtbevestiging op juistheid en volledigheid te controleren en deze ter bevestiging te retourneren.

6.3     Eventuele correcties en/of aanvullingen op de opdrachtbevestiging dienen voor aanvang van de opdracht aan MB-Secretariaatsservice schriftelijk te worden doorgegeven. MB-Secretariaatsservice zal deze correcties en/of aanvullingen schriftelijk bevestigen.

 

ARTIKEL 7.        ANNULERINGSREGELING

7.1     Opdrachtgever is gerechtigd een overeenkomst met MB-Secretariaatsservice te annuleren. Annuleringen kunnen uitsluitend schriftelijk worden doorgegeven. Een annulering wordt door MB-Secretariaatsservice schriftelijk bevestigd.

7.2     Er zijn geen kosten verbonden aan een annulering indien deze ten minste 2 werkdagen voor de geplande vergaderdatum wordt doorgegeven.

7.3     Bij een annulering op de werkdag voorafgaand aan de geplande vergaderdatum wordt de gereserveerde vergadertijd in rekening gebracht.

7.4     Bij een annulering op de geplande vergaderdatum wordt de gereserveerde vergadertijd in rekening gebracht.

7.5     Is de notulist reeds ter plaatse of onderweg dan worden de gereserveerde vergadertijd plus aanvullende kosten à € 75 in rekening gebracht.

7.6     Een wijziging door opdrachtgever wat betreft de datum, tijd of plaats wordt gelijkgesteld aan een annulering.

 

ARTIKEL 8.        LOGISTIEKE ORGANISATIE: AFDELING PLANNING

8.1     De afdeling Planning van MB-Secretariaatsservice is verantwoordelijk voor de logistieke organisatie rondom het inplannen van een notulist. Zij is het aanspreekpunt voor de opdrachtgever.

8.2     De opdrachtgever zal geen rechtstreekse (werk-)afspraken maken met de notulist of informatie via de notulist aan de Planning (laten) doorgeven. Afspraken rondom de vergaderingen en de notulen (waaronder: vergaderstukken, soort verslag, deadline, volgende vergaderdatum, et cetera) kunnen uitsluitend tussen de opdrachtgever en de afdeling Planning van MB-Secretariaatsservice gemaakt worden.

8.3     De opdrachtgever gaat akkoord met de door MB-Secretariaatsservice ingezette notulist. De Planning van MB-Secretariaatsservice zal waar mogelijk rekening houden met een eventuele voorkeur van de opdrachtgever.

8.4     De opdrachtgever zal op eigen initiatief en binnen 5 werkdagen voor aanvang van de vergadering de vergaderstukken (bij voorkeur per e‑mail) verzenden naar de Planning van MB-Secretariaatsservice. Het betreft vergaderstukken zoals: agenda, uitnodigingsbrief, voorgaand verslag en overige vergaderstukken welke tijdens de vergadering worden besproken.

 

ARTIKEL 9.        VERSLAGVORM EN LAY-OUT

9.1     Bij het plaatsen van een reservering maakt de opdrachtgever de gewenste verslagvorm kenbaar.

9.2     Het wijzigen van de gekozen verslagvorm (tijdens of na de vergadering) is niet zonder meer mogelijk. U kunt een eventuele wens hiertoe kenbaar maken bij de Planning; zij zullen beoordelen of deze wijziging mogelijk is en wat de aanvullende kosten hiervan zijn.

9.3     Het verslag wordt desgewenst opgeleverd inclusief actie- en/of besluitenlijst. De opdrachtgever maakt bij het plaatsen van de reservering kenbaar of een aanvullende lijst is gewenst.

9.4     Het verslag wordt opgesteld in Microsoft Word.

9.5     Bij het plaatsen van een reservering zal de opdrachtgever kenbaar maken welke lay-out de notulist voor het verslag zal gebruiken.

 

ARTIKEL 10.     LEVERINGSTERMIJN EN TOEZENDING VAN VERSLAGEN

10.1   De leveringstermijn van het verslag is afhankelijk van de verslagvorm en de duur van de vergadering. De Planning zal de leveringstermijn van het verslag vaststellen.

10.2   De opdrachtgever kan eventuele wensen met betrekking tot de leveringstermijn kenbaar maken bij het maken van de reservering. Versneld aanleveren van de verslagen is alleen mogelijk indien dit verzoek bij het plaatsen van de reservering kenbaar is gemaakt en indien de Planning van MB-Secretariaatsservice hiermee akkoord gaat.

10.3   De leveringstermijn wordt vermeld op de opdrachtbevestiging. MB-Secretariaatsservice zet zich in om de opgegeven termijn voor de toezending van het verslag aan te houden. De opgegeven leveringstermijn is echter niet te beschouwen als fatale termijn.

10.4   De overeengekomen leveringstermijn heeft niet tot strekking dat MB-Secretariaatsservice na het verstrijken hiervan van rechtswege in verzuim is. Hiertoe is steeds een schriftelijke ingebrekestelling vereist.

10.5   Overschrijding van een leveringstermijn geeft opdrachtgever geen recht op schadevergoeding, op ontbinding van de overeenkomst of enig andere actie jegens MB-Secretariaatsservice.

10.6   De verslagen worden verzonden naar een door de opdrachtgever te specificeren e-mailadres.

10.7   Om de vertrouwelijkheid te waarborgen worden verzoeken van vergaderdeelnemers om toezending van een (concept)verslag niet gehonoreerd.

Het verslag kan uitsluitend op schriftelijk verzoek van de contactpersoon van opdrachtgever naar een ander e‑mailadres worden verzonden.

 

ARTIKEL 11.     GELUIDSOPNAMEN

11.1   Doorgaans zal een notulist een geluidsopname maken ten behoeve van de uitwerking van het verslag. Hiervoor worden geen extra kosten in rekening gebracht. Om de kwaliteit van het verslag te kunnen garanderen is het niet mogelijk om het maken van een geluidsopname te verbieden.

11.2   Indien de opdrachtgever over een geluidsopname wil beschikken dient dit reeds bij de reservering kenbaar gemaakt te worden. Omdat het kunnen maken van een geluidsopname afhankelijk is van het aantal deelnemers, de vergaderopstelling en de zaal, kunnen vooraf geen garanties worden afgegeven over de kwaliteit van de geluidsopname. Wij berekenen in dit geval kosten door, deze bedragen € 25.

 

ARTIKEL 12.     RECLAMEREN

12.1   Eventuele reclamaties met betrekking tot de uitvoering van de opdracht c.q. overeenkomst moeten schriftelijk geschieden, uiterlijk binnen 10 werkdagen na uitvoering van de opdracht c.q. overeenkomst.

12.2   Inhoudelijke klachten kunnen alleen in behandeling worden genomen indien de opdrachtgever MB-Secretariaatsservice in de gelegenheid stelt om de klacht te verhelpen door het verslag aan te passen.

12.3   Indien enige klacht gegrond is en aansprakelijkheid van MB-Secretariaatsservice ter zake wordt vastgesteld zal MB-Secretariaatsservice bepalen of een vergoeding van ten hoogste de factuurwaarde wordt betaald of dat de klacht wordt verholpen.

 

ARTIKEL 13.     OVERMACHT

13.1   In geval MB-Secretariaatsservice door overmacht wordt verhinderd de overeenkomst geheel of gedeeltelijk uit te voeren, heeft MB-Secretariaatsservice het recht om zonder gerechtelijke tussenkomst de uitvoering van de overeenkomst op te schorten of de overeenkomst geheel of gedeeltelijk als ontbonden te beschouwen.

13.2   Onder overmacht worden te dezen ook verstaan ziekte van medewerkers van MB-Secretariaatsservice en vertraging door verkeersomstandigheden.

13.3   Indien MB-Secretariaatsservice bij het intreden van de overmacht al gedeeltelijk aan haar verplichtingen heeft voldaan, of slechts gedeeltelijk aan haar verplichtingen kan voldoen, is MB-Secretariaatsservice gerechtigd de reeds geleverde prestaties afzonderlijk te factureren. De opdrachtgever is gehouden deze factuur te voldoen als betrof het een afzonderlijke opdracht. Dit geldt echter niet als de reeds verrichte prestatie geen zelfstandige waarde heeft.

 

ARTIKEL 14.     AANSPRAKELIJKHEID

14.1   MB-Secretariaatsservice is nimmer voor meer aansprakelijk dan de factuurwaarde (exclusief btw) van de betreffende overeenkomst of deel van de overeenkomst ten aanzien waarvan opdrachtgever klachten heeft of partijen anderszins een geschil hebben.

14.2   MB-Secretariaatsservice is nimmer aansprakelijk voor schade ten gevolge van fouten of tekortkomingen in gegevens die door of namens de opdrachtgever zijn verstrekt.

14.3   MB-Secretariaatsservice is nimmer aansprakelijk voor schade welke het gevolg is van het te laat of niet bezorgen van poststukken en mailberichten.

14.4   MB-Secretariaatsservice is nimmer aansprakelijk voor enige schade bij opdrachtgever voortkomend uit, dan wel samenhangend met enige tekortkoming met betrekking tot de uitvoering van een overeenkomst of het geleverde, tenzij de tekortkoming van MB-Secretariaatsservice te wijten zou zijn aan opzet van één van de bij MB-Secretariaatsservice in dienst zijnde medewerkers.

14.5   MB-Secretariaatsservice aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid jegens derden die schade geleden menen te hebben op grond van de door MB-Secretariaatsservice, ten behoeve van opdrachtgever, uitgevoerde opdracht. MB-Secretariaatsservice wordt door opdrachtgever gevrijwaard tegen alle schadeclaims van deze derden.

 

ARTIKEL 15.     INSCHAKELING DERDEN/UITZENDEN PERSONEEL

15.1   Indien zulks naar het oordeel van MB-Secretariaatsservice redelijkerwijs noodzakelijk is voor een goede vervulling van een opdracht, dan wel uit de aard van de overeenkomst voortvloeit, is MB-Secretariaatsservice gerechtigd om de overeenkomst (gedeeltelijk) door derden te laten uitvoeren, tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk het tegendeel overeengekomen is. MB-Secretariaatsservice blijft onverminderd verantwoordelijk voor de behoorlijke uitvoering van de opdracht c.q. overeenkomst.

15.2   Wanneer opdrachtgever een of meer personeelsleden van MB-Secretariaatsservice tijdens de looptijd van de overeenkomst of binnen 12 maanden na afloop van de overeenkomst in dienst neemt dan wel opdrachten door hen laat uitvoeren zonder tussenkomst van de Planning van MB-Secretariaatsservice, dan zal hij gehouden zijn aan MB-Secretariaatsservice een niet voor matiging vatbare vergoeding te betalen welke overeenkomt met 12 bruto (fulltime) maandsalarissen van de/het desbetreffende personeelsleden/lid van MB-Secretariaatsservice dan wel van vergelijkbare medewerkers. Met personeelsleden worden gelijkgesteld de in artikel 15.1 genoemde derden. Met het bedrijf van opdrachtgever worden gelijkgesteld alle ondernemingen met welke opdrachtgever direct of indirect (juridische) banden onderhoudt.

 

ARTIKEL 16.     TOEPASSELIJK RECHT

16.1   Op alle overeenkomsten is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

16.2   Alle geschillen betrekking hebbende op, voortvloeiende uit of verband houdende met de door MB-Secretariaatsservice gesloten overeenkomsten zullen indien deze geschillen behoren tot de bevoegdheid van de Arrondissementsrechtbank, dienen te worden behandeld door de Rechtbank Utrecht.